Генеалогический центр и документы в «цифре»: Госархив переезжает из Казани в спецгородок

За месяц нужно перевезти более 300 тыс. коробок с документами

Государственный архив Татарстана в начале ноября начал перевозить фонды своих казанских филиалов в новое, специально построенное здание в поселке Столбище.

«Переезд Госархива в новое здание планируется провести в несколько этапов. Первый начался 5 ноября с перевозки документов из зданий на улице 8 Марта и на Сибирском тракте. Всего в архиве сейчас 5 млн 849 тыс. единиц хранения. За 34 дня предстоит перевезти более 300 тыс. коробок с документами», – сообщила на брифинге в Кабинете Министров республики председатель Государственного комитета РТ по архивному делу Гульнара Габдрахманова.

На втором этапе после дооборудования цокольного этажа нового здания в Столбище будут перевезены документы из освобождаемых зданий. 

По словам Габдрахмановой, новое здание создано по принципу «Архивного городка». «Оно имеет переменную этажность – от двух до шести этажей и общую площадь 23,7 тыс. кв. метров. Для сравнения: общая площадь пяти зданий архива составляет 16,1 тыс. кв. метров. В новом здании в селе Столбище площадь хранилищ в полтора раза превосходит площади, имеющиеся у архива сегодня. Сейчас общая площадь хранилищ в пяти зданиях Государственного архива РТ составляет 9,9 тыс. кв. метров. В Столбище площадь архивохранилища будет составлять 14,6 тыс. кв. метров», – рассказала руководитель госкомитета.  

Она отметила, что концепция «Архивного городка» в Столбище предполагает множество новых возможностей. Появится центр приема и первичной обработки документов, генеалогический центр, центр оцифровки документов. Там же там будет располагаться редакция научно-документального журнала «Гасырлар авазы – Эхо веков», зал для конференций, пространство для выставок, пункт питания. В новом здании Госархив Татарстана дополнительно получит более 5 тыс. кв. метров архивохранилища, более 20 тыс. метров архивных полок.

Вместо хранилища бумажных документов Росреестра – «Архивный городок» в Столбище

Решение о строительстве специализированных зданий для хранения бумажных документов Росреестра в российских регионах было принято несколько лет назад. В Татарстане местом строительства была выбрана площадка рядом с селом Столбище. Проект соответствует всем требованиям к архивохранилищу: установлена современная система пожаротушения, система воздушной вентиляции с функциями регулировки влажности, созданы все необходимые условия для приема, комплектования и хранения бумажных документов.

Позднее в связи со сменой руководства Росреестра была принята новая стратегия обращения с бумажными документами: все они подлежат оцифровке и переводу на электронные носители. Потребность в сети архивохранилищ отпала, и Правительство России безвозмездно передало здание на баланс Татарстана, после чего Президент республики Рустам Минниханов принял решение о передаче здания Государственному архиву РТ. 

В данный момент у архива крайне ограничены возможности для приема новых документов. Хотя в настоящее время в ведении Государственного архива находятся пять зданий. Одно из них, расположенное на улице Кремлевская, пребывает в аварийном состоянии. Хранилища же на Сибирском тракте (архив аудиовизуальных документов) и улице 8 Марта заполнены на 120-150% процентов от проектных возможностей.

От рукописей тысячелетней давности до управленческой документации

На данный момент в Госархиве Татарстана хранится почти 6 млн единиц хранения архивных документов. Среди них 23 уникальных документа, восемь из которых внесены в Госреестр уникальных документов Архивного фонда России, а 15 – в Госреестр уникальных документов Архивного фонда Татарстана.

Самый ранний документ – это рукопись «Аль-Китаб» Сибавайхи (грамматика арабского языка). Список XII – начала XIII века происходит из Магриба (Северной Африки), основным доказательством этого является так называемый магрибинский почерк, которым исполнена рукопись. Документ определен как уникальный по критерию древности – это старейшая арабская рукопись в Казани, написанная на территории Северной Африки.

При этом архивные фонды ежегодно пополняются новыми документами. Среди них: управленческая документация, фото-, видеодокументы и т.д. Например, в рамках проведения в Татарстане Года родных языков и народного единства организована работа по передаче документов по мероприятиям, проводимым в республике.

По словам Габдрахмановой, сегодня наиболее востребованы архивные документы по генеалогии. Соответственно, большая их часть, в том числе метрические книги, уже отсканированы. Наименее востребованы партийные и комсомольские документы, архивно-следственные дела.

Архив за городом – распространенная практика

Председатель Госкомитета Татарстана по архивному делу отметила, что практика размещения архивов вне черты города широко распространена. Например, в Обнинске строится архивный комплекс Государственного архива РФ. Федеральные архивы размещены в Самаре, Красногорске. Есть примеры и в других регионах – например, Иркутской, Кемеровской, Московской, Нижегородской областях, Забайкальском, Камчатском, Пермском краях.

«Новое технически оснащенное здание в селе Столбище отвечает всем требованиям концепции развертывания здесь «Архивного городка». Большая прилегающая территория позволяет организовать проезд и стоянку крупнотоннажных грузовых машин для приема и разгрузки больших объемов документов, имеются грузовые лифты для транспортировки документов непосредственно к месту хранения. Большое административное здание рассчитано на пребывание 150 сотрудников», – подчеркнула Габдрахманова. 

После переезда Госархива в Столбище прием граждан останется в Казани

После переезда Госархива Татарстана в новое здание в поселке Столбище под Казанью прием запросов граждан останется по-прежнему в здании на улице 8 Марта, пояснила Гульнара Габдрахманова.

«После переезда архива здание по улице 8 Марта будет передано в ведение Управления муниципального архива исполкома Казани. Для удобства граждан прием запросов останется по-прежнему в этом же здании, на 8 Марта. Все принимаемые запросы будут автоматически передаваться в Единую архивную информационную систему (ЕАИС). Также все желающие могут направлять запросы социально-правового характера онлайн через портал Государственных услуг Республики Татарстан и через МФЦ», – отметила спикер.

По ее словам, читальные залы будет работать в зданиях на улице 8 Марта и на улице Декабристов, 4 в прежнем режиме. «Уже сейчас архив для обеспечения сохранности бумажных документов отходит от практики их выдачи. Уже оцифровано 100% особо ценных и уникальных документов, 8% от общего количества хранящихся документов постоянного хранения, и работа продолжается», – уточнила глава госкомитета. 

Кроме того, она отметила, что запросы на доступ к оцифрованным документам будут приниматься через ЕАИС. Если запрашиваемые документы не оцифрованы, то они будут переводиться в электронный вид и передаваться в ЕАИС, а по требованию могут быть также распечатаны и выданы в читальном зале. Для удобства пользователей предусмотрена также услуга удаленного читального зала.